직장이나 학교에서 문서를 만들다 보면 밋밋한 글자들 사이에 시선을 사로잡을 만한 요소가 필요해지는 순간이 찾아옵니다. 보고서를 작성하거나 데이터를 정리할 때, 단순한 텍스트만 빽빽하게 나열된 문서는 읽는 사람을 지루하게 만들고 내용의 전달력까지 크게 떨어뜨릴 수 있습니다. 적재적소에 알맞은 기호를 배치하는 것만으로도 문서의 전체적인 퀄리티가 확연하게 달라지는 것을 직접 경험하실 수 있습니다.
평소에 키보드 자판만 두드리며 문서를 작성하던 분들이라면 막상 별 모양이나 당구장 표시 같은 기호를 넣으려고 할 때 어디서 찾아야 할지 몰라 당황하기 일쑤입니다. 화면 구석구석을 찾아봐도 눈에 띄지 않아 결국 포털 창에 복사해서 붙여넣기를 하셨던 경험이 한 번쯤은 있으실 겁니다. 이제부터 문서를 더욱 풍성하게 꾸며줄 기호를 찾는 방법에 대해서 꼼꼼하게 알아보겠습니다.
엑셀 특수문자 단축키
표를 예쁘게 꾸미거나 특정 데이터를 눈에 띄게 강조하고 싶을 때 기호 활용은 필수불가결한 요소입니다. 특히 발표 자료나 시각적인 정리가 필요한 보고서를 작성할 때 텍스트의 한계를 보완해 주어 가독성을 크게 높여주는 역할을 톡톡히 해냅니다. 처음 접하시는 분들도 천천히 따라 하시다 보면 금방 능숙하게 다루실 수 있으며, 이와 관련된 상세한 안내는 마이크로소프트 공식 홈페이지(microsoft.com)로 들어가시면 바로 확인하실 수 있습니다.
평소에 자주 쓰던 기능이 아니기 때문에 막상 찾으려 하면 해당 메뉴가 한눈에 들어오지 않을 수 있습니다. 마이크로소프트 공식 사이트 메인화면에서 웹용 스프레드시트를 실행해 주시거나 PC 프로그램을 직접 열어주신 후, 화면의 가장 상단에 위치한 여러 가지 메뉴들 중에서 '삽입'이라는 탭을 찾아 선택해 줍니다. 바로 근처에 파일이나 홈 탭이 모여 있으니 시선을 위쪽으로 향하시면 큰 어려움 없이 지정하실 수 있습니다.
상단의 '삽입' 탭을 정상적으로 활성화하셨다면 이제 시선을 화면의 가장 오른쪽 끝부분으로 천천히 이동해 보시길 바랍니다. 그곳에 작게 자리 잡은 '기호'라는 이름의 작은 아이콘을 어렵지 않게 발견하실 수 있는데, 이 부분을 살포시 선택하시면 수많은 종류의 문자들을 한데 모아놓은 새로운 팝업 창이 화면 중앙에 곧바로 나타나게 됩니다.
가끔 화면 창을 너무 작게 띄워놓고 작업하시는 분들은 메뉴바가 축소되면서 이 아이콘이 다른 항목 안에 숨어버리는 현상을 겪기도 합니다. 저도 예전에 작은 노트북 모니터로 작업하다가 해당 모양이 사라져서 한참을 헤맨 적이 있습니다. 화면에서 보이지 않는다면 전체 화면 모드로 창을 최대한 키워보시거나 돋보기 모양의 검색창을 활용해 직접 이름을 기입해 보시는 것도 훌륭한 대안이 됩니다.
새롭게 띄워진 커다란 창을 처음 마주하게 되면 낯선 이모티콘이나 생소한 외국어 알파벳들만 가득하게 나열되어 있어서 다소 당황스러운 기분을 느끼실 수 있습니다. 이때 창의 오른쪽 하단 혹은 상단에 위치한 카테고리 분류 화살표를 가볍게 선택하시면 우리가 평소에 자주 찾던 익숙한 모양들을 카테고리별로 하나씩 차분하게 둘러보며 지정하실 수 있습니다.
이 화살표를 능숙하게 다루지 못하면 매번 스크롤을 무한정 밑으로 내리며 눈이 빠져라 원하는 모양을 찾아야 하는 수고로움이 발생합니다. 저도 처음엔 스크롤바만 붙잡고 내리다가 실수로 지나쳐서 다시 위로 올라가는 과정을 끝없이 반복하며 시간을 허비하곤 했습니다. 분류 기준을 먼저 알맞게 변경해 두면 수천 개의 낯선 기호 속에서 내가 원하는 모양만 쏙쏙 뽑아내는 시간을 획기적으로 줄이실 수 있습니다.
카테고리 항목을 차근차근 넘기다 보면 회사에서 공식적인 문서를 작성할 때 자주 쓰이는 저작권 마크나 상표 등록 표시 같은 전문적인 형태들도 다수 포함되어 있습니다. 특히 영어로 넘버를 뜻하는 'No' 모양이 하나로 합쳐진 글자도 이곳에서 쉽게 발견할 수 있으니 현재 작성 중인 상황에 알맞게 콕 짚어서 원하는 셀 안으로 삽입해 주시면 됩니다.
회사에서 외부로 나가는 제안서나 공문서를 작성할 때는 이런 작고 전문적인 디테일 하나가 문서의 전체적인 신뢰도를 크게 좌우하기도 합니다. 개별 단어나 알파벳을 억지로 이어 붙여서 어설프게 만든 것보다 원래 하나의 덩어리로 이루어진 깔끔한 모양을 적용하는 편이 훨씬 단정해 보입니다. 이러한 세밀한 마크들을 자유자재로 다루기 시작하시면 주변 동료들에게 문서 작성을 참 잘한다는 칭찬을 듣게 되실 겁니다.
팝업 창 안의 글꼴 폰트를 요리조리 변경해 가며 목록을 더욱 깊이 있게 탐색해 보시면 손가락으로 방향을 가리키는 손 모양 등 그림과 아주 유사한 형태들도 다수 포진해 있습니다. 단순히 선과 점으로 이루어진 것을 넘어 그림 문자에 가까운 형태들을 적절히 섞어 쓰시면 보는 이의 직관적인 이해를 돕고 딱딱했던 문서를 한결 부드럽게 만들어 주는 효과가 있습니다.
특히 글꼴 메뉴를 윙딩이나 웹딩으로 바꾸었을 때 화면에 나타나는 수많은 아이콘들은 이력서나 안내문을 예쁘게 꾸밀 때 엄청난 활약을 합니다. 전화기, 우편함, 체크박스 같은 실생활과 밀접한 아이콘들이 폰트 형태로 숨어 있어 외부 이미지를 따로 가져올 필요가 전혀 없습니다. 해당 폰트 이름들을 잊지 않게 메모장 등에 미리 적어두셨다가 나중에 꼭 한 번 적용해 보시면 그 편리함에 감탄하게 되실 겁니다.
마지막으로 우리에게 가장 친숙한 하얀 별이나 까만 별, 눈꽃 송이, 동그라미나 네모 같은 기본적인 도형 모양들도 하나도 빠짐없이 완벽하게 준비되어 있습니다. 문서 작업 시 가장 흔하게 쓰이는 만큼 한 번 지정해서 사용했던 모양들은 창의 하단에 위치한 최근 사용 목록에 자동으로 등록되어 다음번에는 일일이 번거롭게 찾지 않아도 즉각적으로 재사용이 가능합니다.
남들보다 문서 작성 속도가 유독 빠른 분들의 비결을 조용히 살펴보면 바로 이 최근 사용 목록을 얼마나 똑똑하게 십분 활용하느냐에 달려 있습니다. 매번 똑같은 당구장 표시를 찾으려고 끝도 없이 스크롤을 내리지 마시고 아래쪽에 저장된 기록을 활용하면 작업 시간이 절반 이하로 확 줄어듭니다. 가장 자주 쓰는 기본 형태들은 항상 하단에 고정해 두고 꺼내 쓴다는 마음가짐으로 작업에 임하시면 업무 효율성이 극대화됩니다.
지금까지 딱딱하고 건조했던 문서를 시각적으로 한층 더 풍부하게 만들어 줄 다양한 기호 삽입 방식에 대해 세세하게 살펴보았습니다. 처음 몇 번은 팝업 창을 띄우고 카테고리를 설정하는 일이 다소 어색하게 느껴질 수 있지만 손에 완전히 익으면 이보다 더 편한 기능은 없습니다. 오늘 새롭게 익힌 방법들을 적극적으로 실무에 적용하여 남들과는 차별화된 완성도 높은 문서를 여유롭게 만들어 나가시기를 진심으로 응원합니다.